Les conditions générales d’utilisation (CGU) et les conditions particulières (CP) déterminent les engagements des titulaires de compte, des organismes de formation, et de la Caisse des dépôts dans l’utilisation du système d’information Mon Compte Formation. Elles sont modifiées régulièrement.

Parmi les ajouts de la version 11 des conditions générales, on notera :

• le non-référencement d’un organisme dont le dirigeant est frappé d’une interdiction de gérer ou a fait l’objet d’une condamnation pénale pour manquement à la probité, aux bonnes mœurs et à l’honneur ;
• le rappel de la possibilité pour la Caisse des dépôts de refuser de référencer un prestataire qui a été sanctionné au cours des deux années précédentes pour manquement aux obligations prévues par les CGU ;
• le rappel pour un organisme donneur d’ordre de vérifier, lors de la conclusion d’un contrat d’un montant minimum de 5 000 € hors taxes portant sur l’exécution d’un travail, la fourniture d’une prestation de services ou l’accomplissement d’un acte de commerce,  puis tous les 6 mois jusqu’à la fin de l’exécution de ce contrat, que son cocontractant s’acquitte de ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations ;
• l’ajout d’informations précontractuelles à fournir aux stagiaires (par exemple le volume d’heures de travail personnel, le matériel nécessaire lorsqu’il n’est pas fourni, la date et le lieu des épreuves de la certification, le délai prévisionnel entre la sortie de formation et la date de passation des épreuves) ;
• des précisions sur les conditions d’exécution des formations à distance (définition de l’assistance technique et pédagogique, prévision de jalons dans le parcours pédagogique pour mesurer la progression du stagiaire et d’un suivi de l’assiduité du stagiaire).

Dans les conditions particulières aux organismes de formation, on trouve désormais la procédure de référencement des organismes sur la plateforme ainsi que les pièces justificatives qui peuvent être demandées par la Caisse des dépôts. Il est par ailleurs précisé :

• l’obligation pour l’organisme de s’assurer que le titulaire de compte remplit les conditions pour le mobiliser (ne pas être en retraite par exemple) et de recueillir l’accord du responsable légal d’un titulaire mineur ;
• les obligations d’un organisme recourant à la sous-traitance (veiller au respect par le sous-traitant des conditions de référencement et de la règlementation applicable aux pratiques commerciales) ou à la co-traitance ;
• le droit de la Caisse des dépôts de désactiver l’accès à l’Espace professionnel pour l’organisme inactif sur la plateforme pendant un an ;
• l’engagement des organismes de formation à répondre aux demandes de la Caisse dans le délai imparti, sous peine d’une sanction.

Dans les conditions particulières aux titulaires sont notamment énoncées :

• l’obligation pour le titulaire d’indiquer une adresse courriel permettant de le contacter ;
• la procédure d’annulation d’une inscription en formation ;
• l’obligation pour le stagiaire d’attester de sa participation à l’action de formation dans les cinq jours ouvrés à compter de la sortie de formation.